Những sai sót thường gặp trong kế toán (Phần 6 TSCĐ và XDCB dở dang)

1. TSCĐ hữu hình & vô hình

- Quản lí TSCĐ chưa chặt chẽ: hồ sơ TSCĐ chưa đầy đủ, TSCĐ vẫn chưa chuyển quyền sở hữu cho đơn vị nhưng đã ghi nhận trên Bảng cân đối kế toán; không có sổ, thẻ chi tiết cho từng TSCĐ.

- Không tiến hành kiểm kê TSCĐ cuối kì, biên bản kiểm kê không phân loại TSCĐ không sử dụng, chờ thanh lý, đã hết khấu hao. Số chênh lệch trên sổ sách so với biên bản kiểm kê chưa được xử lý.

- Chứng từ liên quan đến TSCĐ không được lưu riêng với chứng từ kế toán.

- TSCĐ đưa vào hoạt động thiếu biên bản bàn giao, biên bản giao nhận.

- Hạch toán tăng TSCĐ chưa kịp thời theo biên bản bàn giao (hạch toán không đúng kì).

- Hạch toán tăng TSCĐ khi chưa có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: quyết toán công trình, biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng…

- Không theo dõi sổ chi tiết nguồn vốn hình thành TSCĐ. Không theo dõi riêng các TSCĐ đem cầm cố, thế chấp.

- Phân loại TSCĐ vô hình sai: giá trị quyền sử dụng đất, chi phí đền bù và giải tỏa mặt bằng… Ghi nhận tăng nguyên giá tài sản cố định vô hình những nội dung không đúng quy định như chi phí thành lập Công ty, chi phí trong giai đoạn nghiên cứu…

- Chênh lệch nguyên giá, khấu hao lũy kế giữa bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, sổ chi tiết.

- Phân loại sai: tài sản không đủ chỉ tiêu ghi nhận TSCĐ nhưng vẫn ghi nhận là TSCĐ, hạch toán nhậm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.

- Chưa lập phiếu thanh toán khối lượng XDCB tự làm đã hoàn thành.

- Nâng cấp TSCĐ hoàn thành nhưng chưa ghi tăng nguyên giá TSCĐ, chưa xác định lại thời gian sử dụng hữu ích và điều chỉnh khấu hao phải trích vào chi phí trong kì.

- Hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ những nội dung không đúng chế độ quy định: ghi vào nguyên giá TSCĐ các chi phí phát sinh khi TSCĐ đã đưa vào sử dụng như chi phí lãi vay không được vốn hóa; chi phí sửa chữa lớn TSCĐ không mang tính nâng cấp, không làm tăng công suất hoặc thời gian sử dụng; ghi tăng nguyên giá không đúng với biên bản bàn giao, nghiệm thu…

- Chưa đăng kí phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế địa phương.

- Đơn vị áp dụng phương pháp tính, trích khấu hao không phù hợp, không nhất quán, xác định thời gian sử dụng hữu ích không hợp lí, mức trích khấu hao không đúng quy định, vượt quá mức khấu hao tối đa hoặc thấp hơn mức khấu hao tối thiểu được trích vào chi phí trong kì theo quy định tại TT 203.

- Trích hoặc thôi trích khấu hao tròn tháng hoặc tròn quý mà không theo ngày đưa TSCĐ vào sử dụng hoặc ngưng trích theo ngày ngưng sử dụng.

- Số khấu hao lũy kế chưa chính xác, khấu hao ở các bộ phận mà không được phân bổ.

- Tài sản đã hết thời gian sử dụng nhưng vẫn chưa trích hết khấu hao. Số chưa trích hết không được hạch toán vào chi phí trong kì.

- Vẫn trích khấu hao đối với tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn tiếp tục sử dụng.

- Trích khấu hao tính vào chi phí cả những TSCĐ không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Những sai sót thường gặp trong kế toán (Phần 5 Hàng tồn kho)

- Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính.

- Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, 
không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.

- Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.

- Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).

- Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.

- Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.- Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
- Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.

- Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.

- Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.

- Không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.

- Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.

- Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…

- Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.

- Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.

- Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
- Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
- Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.

- Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.

- Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.

- Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.

- Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất.

- Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.

- Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.

- Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.

- Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.

- Khi lập BCTC hợp nhất HTK ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh không được điều chỉnh về TK 152.

Những sai sót thường gặp trong kế toán (Phần 4 Các khoản đầu tư tài chính)

TK 121: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

TK 128: Đầu tư ngắn hạn khác

Sau khi trừ đi các khoản đầu tư đã được tính vào chỉ tiêu “ Các khoản tương đương tiền”.

TK 129 : Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn

TK 221 : Đầu tư vào Công ty con

TK 222: Vốn góp liên doanh

TK 223: Đầu tư vào công ty liên kết

TK 228: Đầu tư dài hạn khác

TK 229: Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn

Các sai sót thường gặp

Về chứng từ

- Nhiều đơn vị đầu tư rất nhiều công ty con, công ty liên doanh, công ty liên kết và thường giao cho Phòng ban có liên quan và Phòng Tài chính Kế toán giúp Ban Giám đốc quản lý các khoản đầu tư này. Tuy nhiên việc quản lý hệ thống thông tin của Công ty liên quan đến các doanh nghiệp đầu tư còn có hạn chế;

- Thông tin toàn cảnh về doanh nghiệp mà được lưu rời rạc ở các bộ phận khác nhau.  Do vậy sẽ hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trực tiếp;

- Việc cập nhật các hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh doanh và các báo cáo về tình hình kinh doanh hiện tại còn chậm. Một số tài liệu được yêu cầu cung cấp trong quá trình kiểm toán như các Giấy phép đầu tư, Giấy đăng ký kinh doanh, Điều lệ Công ty, … Báo cáo kiểm toán chưa sẵn sàng mà phải chờ công ty con, công ty liên doanh, công ty liên kết cung cấp.

- Một số khoản vốn góp của tập đoàn chưa có xác nhận của bên tham gia góp vốn hoặc cũng do hệ thống thông tin rời rạc, thiếu đầy đủ nên giá trị giá trị quyền sử dụng đất lô đất  góp vốn với giá trị vốn góp được các bên đánh giá chưa được phản ánh trên Báo cáo tài chính của Công ty mẹ khi đầu tư, hoặc có một số trường hợp tài sản cố định, công cụ dụng cụ đưa đI góp vốn nhưng không được bên nhận góp vốn công nhận nên sự chênh lệch giữa giá trị khoản đầu tư và vốn góp ghi nhận chưa có hướng được giảI quyết, và bên công ty mẹ cũng chưa thể nhận về số tài sản cố định, công cụ dụng cụ đã đưa đI góp vốn.

- Tồn tại một số điểm về pháp lý cần làm rõ với bên góp vốn và hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan sớm như số vốn góp của CBNV công ty mẹ vào các Công ty con. Số vốn này do Công ty mẹ quản lý dưới hình thức được CBNV uỷ thác. Tuy nhiên trên các hồ sơ pháp lý của bên nhận vốn đầ tư xác nhận vốn góp thể hiện toàn bộ số vốn huy động từ CBNV đều do Công ty mẹ đứng tên sở hữu.

- Các công ty này đang trong quá trình đầu tư, góp vốn ban đầu nên chưa hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.

Về hạch toán

- Hạch toán thiếu phần giá trị đầu tư vào công ty con trên Báo cáo tài chính của công ty mẹ (thường xảy ra ở trường hợp DNNN thành viên 100 % vốn Nhà nước chuyển sang cổ phần hóa)

- Hạch toán và theo dõi giá trị thẻ golf như một khoản đầu tư dài hạn, không hạch toán vào 242 và phân bổ theo thời hạn thẻ

- Không trích lập dự phòng hoặc trích lập không đúng;

- Phân loại sai các khoản đầu tư­ và không chuyển BĐSĐT theo đúng tính chất;

- Lãi phát sinh trư­ớc thời điểm đầu tư­ (mua) không ghi giảm khoản đầu t­ư mà ghi vào TK 515;

- Không ghi nhận lãi đ­ược thông báo mà ghi nhận khi lãi thực thu;

- Ghi nhận lãi trư­ớc ngày nhận đ­ược thông báo (thông báo sau 31/12)     
    

Những sai sót thường gặp trong kế toán (Phần 3 Các tài sản ngắn hạn, dài hạn khác)

Một số sai sót thường gặp

1. TK 141

Về chứng từ

- Một số giấy đề nghị tạm ứng không ghi lý do, mục đích chi tạm ứng

- Trên đề nghị  tạm ứng là tên một người, nhưng nhận tiền là người khác

- Giấy đề nghị tạm ứng không ghi họ tên người tạm ứng, bộ phận làm việc, lý do tạm ứng và thời gian hoàn ứng.

Về hạch toán

- Hạch toán trên khoản mục tạm ứng một số khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp

- Một số khoản tạm ứng không phục vụ mục đích kinh doanh

- Một số đối tượng tạm ứng, chưa tiến hành hoàn ứng đã tạm ứng lần tiếp theo

- Đối tượng theo dõi công nợ tạm ứng chi tiết trên sổ kế toán chưa đúng đối tượng trên chứng từ kế toán như Đối tượng: Khách sạn A, thực  thực chất là số dư tạm ứng của ông A… cán bộ thuộc khách sạn A

- Quy trình hạch toán tạm ứng chưa đúng quy trình, làm đội số phát sinh tiền mặt

Về quản lý và thu hồi công nợ tạm ứng

- Tồn tại nhiều khoản tạm ứng lâu ngày không thu hồi được

- Chưa thực hiện xác nhận công nợ tạm ứng tại thời điểm kết thúc niên độ

2. TK 142, 242

Về theo dõi chi tiết

- Một số đơn vị không chi tiết được số dư 242 theo từng nội dung để từ đó có thể kiểm tra việc phân bổ, trong trường hợp này số phát sinh trong năm, chúng ta nên tách chi tiết trước theo chứng từ, còn số dư đầu năm rà soát, tách chi tiết dần dần

- Một số đơn vị chưa theo dõi chi tiết được giá trị từng loại công cụ dụng cụ đã xuất dùng theo thời gian sử dụng để làm cơ sở phân bổ chi phí trả trước dài hạn.

Về hạch toán

- Dùng tài khoản 242 để treo các chi phí, thực chất là chi phí phát sinh trong năm như chi phí sửa chữa tài sản, chi phí lãI vay, thậm chí treo lại chi phí quản lý

- Số chi vượt kế hoạch cấp trên cũng được phản ánh trên TK 242 - trong khi doanh thu t­ương ứng với phần chi phí đã đư­ợc ghi nhận đầy đủ.

- Việc phân bổ chi phí trả trước dài hạn phụ thuộc vào kết quả hoạt động của đơn vị, đa số các chi phí trả trước dài hạn phân bổ không nhất quán, lúc phân bổ 100 %, lúc phân bổ dần. 

3. TK 144, 244
- Chưa có hóa đơn chứng từ, hợp đồng, cam kết hợp lệ.
- Nội dung các khoản kí quỹ, kí cược không rõ ràng.- Chưa có đối chiếu xác nhận số dư với bên nhận kí quỹ, kí cược ngày khóa sổ kế toán cuối năm.- Hạch toán sai khoản cầm cố, kí quỹ, kí cược vào tài khoản phải thu khác 138.- Không theo dõi chi tiết từng loại.

Những sai sót thường gặp trong kế toán (Phần 2 Các khoản công nợ phải thu)

TK 131: Phải thu khách hàng

TK 1368: Phải thu nội bộ

TK 1385: Phải thu về cổ phần hoá

TK 1388: Phải thu khác

1. Việc đối chiếu công nợ chưa thực hiện đầy đủ:

- Các khoản nợ phải thu chưa có đủ Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo quy định

- Gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi về thấp

- Công nợ phải thu chênh lệch giữa sổ kế toán và Biên bản đối chiếu công nợ, chưa xác định được nguyên nhân

Riêng các doanh nghiệp xây dựng, đa số không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có chênh lệch và có nhiều khoản công nợ không có đối t­ượng rõ ràng;

2. Công tác theo dõi công nợ chi tiết hạn chế

- Một số đơn vị chưa mở sổ theo dõi nguyên tệ

- Việc mở sổ kế toán chi tiết chưa đảm đảm bảo yêu cầu của chế độ kế toán.

+ Một số khoản nợ phải thu khác của các đối tượng khác nhau đang theo dõi chung trong cùng một mã chi tiết công nợ.

+ Một số đối tượng công nợ được mở nhiều sổ kế toán chi tiết để theo dõi (kể cả trường hợp cùng một loại giao dịch kinh tế), thể hiện trên nhiều tài khoản nên không thể bù trừ được công nợ

+ Đơn vị không liên kết mã khi hạch toán nên có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ chi tiết

+ Chưa theo dõi công nợ theo tuổi nợ và không lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu, phải trả để đánh giá khả năng trả nợ, thu hồi các khoản nợ (nợ dưới 1 năm, Nợ quá hạn từ 1-2 năm, Nợ quá hạn từ 2-3 năm, Nợ quá hạn từ  3 năm trở lên, khó đòi

3. Hạch toán chưa đúng quy định

- Một số khoản khách hàng chuyển trả tiền về dịch vụ đã cung cấp nhưng kế toán đơn vị không rõ thu về nội dung gì nên vẫn thể hiện là khoản người mua trả tiền trước. Thực chất là một khoản doanh thu.

- Hạch toán vào công nợ phảI thu các khoản chi phí treo

- Hạch toán vào công nợ phải thu các khoản chi phí hay giá trị vật tư mà chưa tập hợp đầy đủ chứng từ, hợp đồng chưa phê duyệt nên đơn vị chưa ghi nhận chi phí và ghi nhận tăng vật tư, hàng hoá, tài sản.

- Cho cán bộ nhân viên vay không lấy lãi đang phản ánh trên Tài khoản Phải thu khác, trong khi công ty lại đang đI vay để có vốn triển khai các hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh.

- Chưa hạch toán điều chỉnh số dư công nợ theo kết quả xử lý của Tòa án

- Chưa hạch toán lãI phảI thu nợ quá hạn mặc dù trên Biên bản đối chiếu công nợ đã tính và khách hàng ký chấp nhận thanh toán

- Hạch toán nhầm mã công nợ chi tiết

- Thực hiện Bù trừ công nợ phảI thu phảI trả không cùng một đối tượng

- Chưa thực hiện bù trừ công nợ của một khách hàng, cùng một nội dung công việc