Một số suy nghĩ về ghi nhận Doanh thu và Chi phí công ty sản xuất phần mềm

Một số nội dung trong Chuẩn mực kế toán 04 - Tài sản cố định vô hình:

TSCĐ vô hình được tạo ra từ nội bộ doanh nghiệp

36. Để đánh giá một tài sản vô hình được tạo ra từ nội bộ doanh nghiệp được ghi nhận vào ngày phát sinh nghiệp vụ đáp ứng được định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình, doanh nghiệp phải phân chia quá trình hình thành tài sản theo:

(a) Giai đoạn nghiên cứu; và

(b) Giai đoạn triển khai.

37. Nếu doanh nghiệp không thể phân biệt giai đoạn nghiên cứu với giai đoạn triển khai của một dự án nội bộ để tạo ra TSCĐ vô hình, doanh nghiệp phải hạch toán vào chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến dự án đó.

Giai đoạn nghiên cứu

38. Toàn bộ chi phí phát sinh trong giai đoạn nghiên cứu không được ghi nhận là TSCĐ vô hình mà được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

39. Ví dụ về các hoạt động trong giai đoạn nghiên cứu:

(a) Các hoạt động nghiên cứu, phát triển tri thức mới và hoạt động tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các phương án cuối cùng;

(b) Việc ứng dụng các kết quả nghiên cứu, hoặc các tri thức khác;

(c) Việc tìm kiếm các phương pháp thay thế đối với các vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, quy trình, dịch vụ;

(d) Công thức, thiết kế, đánh giá và lựa chọn cuối cùng các phương pháp thay thế đối với các vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, quy trình, hệ thống, dịch vụ mới hoặc cải tiến hơn.

Giai đoạn triển khai

40. Tài sản vô hình tạo ra trong giai đoạn triển khai được ghi nhận là TSCĐ vô hình nếu thỏa mãn được bảy (7) điều kiện sau:

(a) Tính khả thi về mặt kỹ thuật đảm bảo cho việc hoàn thành và đưa tài sản vô hình vào sử dụng theo dự tính hoặc để bán;

(b) Doanh nghiệp dự định hoàn thành tài sản vô hình để sử dụng hoặc để bán;

(c) Doanh nghiệp có khả năng sử dụng hoặc bán tài sản vô hình đó;

(d) Tài sản vô hình đó phải tạo ra được lợi ích kinh tế trong tương lai;

(e) Có đầy đủ các nguồn lực về kỹ thuật, tài chính và các nguồn lực khác để hoàn tất các giai đoạn triển khai, bán hoặc sử dụng tài sản vô hình đó;

(g) Có khả năng xác định một cách chắc chắn toàn bộ chi phí trong giai đoạn triển khai để tạo ra tài sản vô hình đó;

(f) Ước tính có đủ tiêu chuẩn về thời gian sử dụng và giá trị theo quy định cho TSCĐ vô hình.

41. Ví dụ về các hoạt động triển khai:

(a) Thiết kế, xây dựng và thử nghiệm các vật mẫu hoặc kiểu mẫu trước khi đưa vào sản xuất hoặc sử dụng;

(b) Thiết kế các dụng cụ, khuôn mẫu, khuôn dẫn và khuôn dập liên quan đến công nghệ mới;

(c) Thiết kế, xây dựng và vận hành xưởng thử nghiệm không có tính khả thi về mặt kinh tế cho hoạt động sản xuất mang tính thương mại;

(d) Thiết kế, xây dựng và sản xuất thử nghiệm một phương pháp thay thế các vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, quy trình, hệ thống và dịch vụ mới hoặc được cải tiến.

Đối với sản phẩm phần mềm sản xuất theo đơn đặt hàng:
Trong quá trình nghiên cứu, chi phí này được ghi nhận là chi phí trong kỳ. Đến lúc triển khai sản phẩm để bán, kế toán căn cứ theo từng giai đoạn nghiệm thu với khách hàng để ghi nhận doanh thu. Sản phẩm sau nghiên cứu, triển khai dùng để bán thì không được hạch toán là tài sản cố định vô hình của Công ty nữa, bởi vì lúc này sản phẩm không còn thuộc sở hữu của Công ty.
Đối với chi phí lương, chi phí tư vấn, điện, thiết bị phục vụ thiết kế phần mềm,... cần được ghi nhận vào Giá trị sản phẩm dở dang chi tiết theo hợp đồng thiết kế phần mềm đó. Khi ghi nhận doanh thu đồng thời kết chuyển vào giá vốn thực tế phát sinh hoặc theo % giá trị hoàn thành của hợp đồng.
Ví dụ: Một công ty nhận hợp đồng viết phần mềm hệ thống quản lý bệnh viện gồm nhiều phân hệ: Quản lý đăng ký khám chữa bệnh, quản lý hồ sơ bệnh nhân, quản lý dược, quản lý chẩn đoán.... Vào một thời điểm, Công ty hoàn thành module quản lý dược và được Bệnh viên nghiệm thu hoạt động tốt. Lúc này Công ty được ghi nhận doanh thu đối với phần công việc đã nghiệm thu.

Cập nhật thêm:
Đối với sản xuất phần mềm để bán hàng loạt:
Đặc thù của nghiệp vụ này là chúng ta không thể xác định được sẽ bán bao nhiêu sản phẩm và sản phẩm vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Kế toán trong trường hợp này là tập hợp chi phí sản xuất phần mềm, đến khi hoàn thành ghi tăng TSCĐ vô hình (đủ điều kiện theo chuẩn mực 04) và trích khấu hao.
Doanh thu trong trường hợp này là tiền thu được mỗi lần bán key bản quyền (6 tháng, 1 năm, 5 năm...) và được phân bổ đúng kỳ. Còn giá vốn, ngoài chi phí khấu hao còn có các chi phí customize theo yêu cầu khách hàng, công làm thêm bảng biểu in report, đĩa CD, hộp đựng, sách hướng dẫn,... và được ghi nhận tương ứng với doanh thu./.